Projektorganisation
Av:
Caroline och Emil
2012-10-14
-----------------------------------------
Uppgiften vi har fått denna gång är att fortsätta fördjupa oss i hur man arbetar med projekt.När man arbetar i projekt så samarbetar man med olika personer, eftersom arbetet som ska utförs kan inte en ensam person klara av. För att arbetsresultatet ska bli bra, så måste deltagarna kunna kommunicera väl med varandra. I en projektgrupp så har personerna olika specialkunskaper och erfarenheter, så de måste kunna använda varandras idéer. Hur många som finns i en projektgrupp varierar beroende på själva målet, men vid stora projekt så tar man hjälp av en projektorganisation t.ex.
Styrgruppen i en projektorganisation har ansvaret för planeringen, kontroll och styrning av resurser och målet. De ska även pröva och godkänna projektledarens planer, och det är de som tar de viktigaste besluten angående projektet.
En projektledare väljs ut för att leda arbetet framåt och engagera gruppen. Det är dennes ansvar att nå målet, rapportera till styrgruppen och följa upp de olika aktiviteter. Det är viktig för denne och hela gruppen att kommunikationen fungerar, särskilt vid möten där arbetet mest sker. Där diskuteras frågor, beslut tas och åsikter utvecklas, men man måste lyssna aktivt på varandra, alla ska tala om sin åsikt, man tar ställning i viktiga frågor och accepterar gruppens beslut.
Förutom mötena, så måste man även ha en skriftlig kommmunikation; man skriver en mängd papper och dessa sparas i en projektpärm. Det är ett arkiv där alla papper samlas och synliggör hela projektet. Där finns t.ex. kallelser, telefonnummer, gruppregler, informationsmaterial o.s.v.
En kallelse bör innehålla tid, plats, typ av förhandling, vad förhandligen gäller, förslag till beslut, vem som har kallat och dagordning.
Ett protokoll används också vid möten, där står det en skriftlig redogörelse över vad som har beslutats. Viktiga uppgifter ett protokoll kan innehålla är datum och plats mötet hölls, beslut som fattades, de närvarande resp. frånvarande, när besluten ska vara klara och vem som har ansvaret för att det ska bli klar.
En projektdagbok eller loggbok kan vara ett annat alternativ istället för protokoll. Där skriver man kort om det som hände i ett möte och har samma innehåll som i ett protokoll.
När man planerar ett projekt så behövs det verktyg för själva planeringen, exempelvis en Gantt-schema. När aktiviteterna är bestämda och tidsplanerade, så ritas de in i ett sådant schema, eftersom det ger en bra överblick. Då kan man kolla in och kanske ändra detaljer. För att göra det ännu mer detaljerat så kan man beskriva varje aktivitet genom att bryta ner i delaktiviteter, exempelvis;
M1: 11/2 M2: 20/2 M3: 5/3 M4: 21/3
Start av projekt Förundersökning Budgetering/Rapport Uppföljning
· Val av projekt - Undersökningsmetoder - Pris kalkurering - Sammanfattning
· Formatering av idén - Gantt-schema - Rapporten skrivs - Presentation
· Gruppregler bestäm - Insamling av resurser - Inlämning av rapporten
Stockholms kommun har sina kommunalfullmäktigeprotokoll på hemsidan http://insyn.stockholm.se/kf/insyn.aspx. Ärendet som behandlades vid det senaste sammanträdet var att det behandlades interpellationer, det anordnades en muntlig frågestund då borgarråden svarade på ledamöternas frågor, och beslutsärenden behandlades. Därefter blev det mer frågor och interpellationer. På www.regeringen.se. så finns det information om bl.a. regeringskansliet, deras uppgifter och deras beslut, hur Sveriges styrs, hur de hjälper regeringen och de senaste nyhetesbreven. Kommunerna och regeringen lägger ut så mycket information om beslut eftersom det är lättare för folket att leta besluten, tillgängligheten blir enklare, vilket ger en bättre demokrati att alla får veta. Det är även regeringens och kommunens skyldighet gentemot folket att visa besluten.
|
