Del 11: Utvärdering av projektet

I rapporten tog vi även med utvärdering av projektet, och syftet för det är för att se vad som kan förbättras inför liknande uppgifter i framtiden. Först skulle Emil och jag göra en gemensam utvärdering, och därefter en individuell, så när vi gjorde den gemensamma utvärderingen, så tog vi hjälp utifrån dessa frågeställningar:

 

•    Nådde vi de uppsatta målen? - Ja det gjorde vi; vi lyckades lämna in rapporten och göra den muntliga presentationen i tid, och vi lyckades besvara frågorna som vi hade från början, så som hur man startar ett café, vad är viktigt att tänka på o.s.v.Men det viktigaste målet; att förstå hur eget företagande funkar, har varit målet som vi är mest nöjda med att ha nått.

•    Vad gick bra respektive mindre bra i arbetet? - Det som gick mindre bra var att vi inte riktigt följde schemat och planeringen konstant så som vi hade velat från början, och det fick jobbiga följder bl.a. att under sista tiden av rapportskrivningen så pressades mycket fram snabbare än normalt, och lidande blev blogg inläggen eftersom de blev försenade. Men det som gick bra var att vi lyckades utnyttja våra lektionstillfällen till att jobba på projektet, och det blev mycket gjort. Även samarbetet funkade väldigt bra - vi lyckades ju slutföra uppgiften.

•    Höll vi tidsplanen? - Japp, rapporten och den muntliga presentationen blev i alla fall inlämnade i tid.

•    Hur fungerade styrningen av projektgruppen? - Också ganska bra, kanske jag tog över ledningen lite i slutet, men för övrigt funkade det.

•    Hur fungerade samarbetet inom gruppen och utåt mot uppdragsgivaren (läraren)? - Samarbetet fungerade väldigt bra, och även med vår lärare Tor-Björn som hjälpte oss när vi behövde det.

•    Hur fungerade mötena? - Våra möten på torsdagar var väldigt effektiva, i alla de flesta.

•    Blev resultatet det vi förväntade oss? - Ja, vi fick fram resultatet vi ville ha fram eftersom vi la ner mycket tid och energi på att få en lyckad projekt.

•    Vilka förändringar i arbetssätt krävs för att det interna arbetet ska flyta bättre i framtida projekt? - Det som vi gjorde fel var att vi underskattade tiden lite för mycket, så vi följde inte schemat som vi borde ha gjort och därmed hamnade vi efter i mycket. För att inte stressa fram något så gäller det att verkligen följa schemat och ta vara på tiden. Även att alla de inblandade tar ansvar för att få projektet att funka och slutföra den, då kommer arbetet garanterat flyta på bättre.

 

Min egen utvärdering:

Efter den gemensamma utvärderingen så gjorde jag min egna utvärdering och hur jag tyckte att arbetet gick;

 

•          Blev resultatet det jag hade tänkt från början? - Japp det blev det, jag blev väldigt nöjd.

•          Vilka insatser har jag själv gjort och hur har de bidragit till det gemensamma resultatet? - Jag tycker att jag gjorde mycket för att få arbetet att funka, och jag är nöjd med mina insatser för att fram resultatet.

•          Vilka förbättringar i mitt eget arbetssätt kan jag se att jag kan göra inför nästa gång jag arbetar i ett större projekt? - Att verkligen följa schemat och ta vara på tiden för att inte bli pressad i slutet.

•          Vad har du lärt dig? - Den här uppgiften har verkligen varit lärorik, och när jag har skaffat erfarenheter som kommer följa med mig i livet. Jag har även utvecklat mer min samarbetsförmåga, och fått mer förstående för hur entreprenörskaps tänkande funkar, och lärt mig nya sätt att arbeta på. Jag tycker även att det har varit en mycket rolig uppgift, förhoppningsvis får jag chansen att arbet med ett liknande projekt, jag tycker även att det hr varit roligt att arbeta med Emil. Man kan undra ifall det här projektet skulle kunna göras verklighet av i framtiden; man får i alla fall lust för det…

 



Del 10: Redovisa projektet

Projektet skulle in den 3e maj, och eftersom under hela den tiden jobbade vi på och skrev rapporten, så skrev vi inte i bloggarna. Vi lyckades lämna in rapporten i tid, och även göra den muntliga presentationen, så nu när allt äntligen är klart, så har vi tid att skriva i bloggarna, så allt som kan skrivas nu är hur allt gick.

 

 

Presentation av den skriftliga rapporten:

Rapporten blev ca 25 sidor lång (inkl. försättsblad, innehållsförteckningar och källhänvisningar), och vi började först med att förklara syftet med projektet, målen och hur planeringen gick till. Därefter följde delarna där vi presenterade all information vi samlat, bearbetat materialen, och redovisade uträkningarna. När vi hade gått igenom all genomförande och insamling, så presenterade vi caféet på ett mer "säljande" sätt (vi låtsades som att vi presenterade idén med caféet inför en långivare). När alla delar var klara, så presenterade vi slut resultaten och redovisade hur vi kom fram till de. Därefter gick vi igenom ifall vi nådde målen, och utvärderade till slut hela projektet.

 

Den muntliga redovisningen:

Blev ca 10-15 min lång, och vi hade gjort en liten förenklad version av den skriftliga rapporten på Powerpoint. Vi utelämnade vissa små detljer, men eftersom vi presenterade inför gruppen, så skulle det ha blivit för långt. Vi presenterade torsdagen den 16/5.

 

Checklista:

·      Innehåller rapporten alla delar? - Japp, vi tog med precis alla delar som vi jobbat med under dessa månader.

     ·      Hur disponerades presentationen? - Vi delade in i flera kapitlar som följde den ena efter den andra, och på så sätt skapades det en röd tråd.

·      Utnyttjas flera sinnen hos dem som lyssnar? - Vi använde både hörseln och synen.

·      Har vi tänkt på det personliga framträdandet? - Egentligen bara lite, eftersom vi hann inte riktigt gå igenom det noga och vi var lite nervösa.



Del 9: Marknadsföring:

Nu när alla beräkningar var gjorda, och vi behöver många kunder för att caféet ska funka, så var marknadsföringen en mycket viktig del. Så vi började med att brainstorma fram idéer och skrev ner en lista på vad som ska ingå i vår marknadsföring:

 

 

•    Vilka konkurrensmedel kommer att bli viktigast?

– Coffehouse by George

– Espresso House

•    Vilken servicenivå ska vi ha i caféet? Ska vi ha bordsservering eller sälja över disk?

– Bordsservering när kunder ska äta där, och över disk när de ska ta med hem.

 

•    Hur ska vi göra för att skapa goda kundrelationer?

– De som jobbar i caféet ska gå en kurs i hur man behandlar väl kunderna och hur man ska vara så professionell och respektfull som möjligt. Med det bidrar uniformerna, det ser bättre ut. De anställda ska ha tålamod och förklara på ett snällt sätt för kunderna ifall de inte förstår menyn. Även konflikter behandlas på en ett professionellt sätt, och de anställda ska gå runt och fråga kunderna hur de har det och ifall de är nöjda. När de går så önskar man de "hjärtligt välkommen åter".

•    Vilka aktiviteter ska ingå i marknadsföringen?

– Klubberbjudanden, och då och då kampanjer under en viss tid t.ex. en kaffe för 25 % kr mindre.

 

•    Vilka online-medier ska ni använda er av i er marknadsföring? Beskriv hur ni tänker er detta.

- Facebook, Twitter, annonser på livsmedel sidor.

•    Gör en kampanjplan för de första månaderna.

- Flygblad, inbjudningslapp, små annonser på tidningar t.ex. expressen,

 

 

 

Så här ser även den ungerfärliga prislistan ut, och ett exempel på hur reklamen kan komma att se ut;

 

 

 

 

 

 

 

 

Checklista:

• Hur ska produkterna framhållas? - Som nyttiga och ekologiskt certifierade.

• Är platsen bättre än konkurrenternas? - Inte än de största, men bättre än många.

• Ska vi framhålla priset? - Japp

• Vilken typ av reklam ger bäst effekt? -  Synliga och kreativa som fångar folks intresse

• Hur kan vi använda online-medier i marknadsföringen? - Många online-medier ska användas

• Hur viktig är den personliga försäljningen? - Väldigt viktigt

• Bestäm målgrupp. - Främst tonåringar och vuxna, även äldre

• Bestäm budskap. - "Att äta bra med gott samvete"

• Bestäm medier. - Har redan gjorts.

• Utforma reklamen. - Ett exempel är bilden

 



Del 8: Planera ekonomin

Efter att vi gjorde en kostnadsberäkning och tog fram nödvändig försäljning, så var det dags att göra en ekonomisk plan för vårt projekt, så vi gjorde en resultatsbudget;

 

 

 

 

 

 

 

Försäljningen har vi tagit från de två olika resultatskalkylerna vi gjorde i förra delen, och satt ihop de tre första månaderna med de resterande nio. Utbetalningar är de kostnaderna som vi måste betala varje månad. Fast de tre månaderna går back, så tror vi att de resterande 9 månader kommer jämna ut det hela och det kommer gå med en vinst i slutet av året.

 

Därefter gjorde vi en likviditetsbudget för det första halvåret, men vi gjorde istället för 8 månader, eftersom det skulle behöva ta 8 månader tills caféet får ut mer vinst, och då kommer alla summor vi hamnat efter, kunna betalas.Så budgeten visar att likviditeten går ihop efter dessa månader, men även om något går fel, så har vi ändå 65 000 sparade;

 

 

 

 

 

 

 

Håller affärsidén på marknaden?

Vi tycker att både resultatsbudgeten och likviditetsbudgeten visar att så småningom kommer caféet gå i vinst, och eftersom det finns stor efterfrågan så håller den på marknaden. Vi behöver inte heller ta ett lån, utan startkapitalet räcker - i alla fall första året.

 

Checklista:

·         Är bedömningarna av intäkterna realistiska? - Ja, eftersom vi tycker att antalet kunder är realistiskt eftersom caféet ligger i centrum, och det som kunderna handlar för, är normalt.

·         Har vi fått med alla kostnader? - Ja, det las ner mycket tid för att skriva ner allt som behövdes.

·         Hur stort blir budgeterat resultat? - Det visar budgeterna.

·         När kan vi räkna med att inbetalningarna från kunderna börjar komma? - Redan första månaden.

·         Hur stora inbetalningar får vi från lån? - Inga, för vi behöver inte låna.

·         Hur stor är vår egen insats? - Väldig stor.

·         Har vi fått med alla utbetalningar i likviditetsbudgeten? - Japp.

·         Räcker de likvida medlen eller behöver vi låna mer? - De räcker

 

Del 7: Ekonomi

Är projektet lönsamt?

Kostnads behovet var mycket större än vad vi trodde (i alla fall för första månaden), så det påverkar verksamhetens kostnader. Vi var oroliga ifall vi behövde låna senare, och om projektet skulle bli lönsamt, så vi beräknade fram en resultatskalkyl för att se ifall vi behövde lån.

 

Att göra en resultatskalkyl:

Det är väldigt viktigt att göra en noggrann resultatskalkyl eftersom vi ville veta ifall caféet skulle ge ett acceptabelt resultat, och innan vi gjorde kalkylen så behövde vi först svara på ett par frågor:

•    Hur många kunder per dag tror vi att vi får?

•    Hur mycket handlar de för i genomsnitt?

 

•    Gör ett enkelt arbetstidsschema för företagets anställda.

•    Beräkna personalkostnaderna för ett år.

•    Vilka olika kostnadsposter tror ni att caféet kommer att få?

Efter att vi hade besvarat på de frågorna så kunde vi göra kalkylerna:

 

 

 

Anledningen till att vi gjorde 2 olika kalkyler var för att vi märkte att de första månaderna skulle vi gå back p.g.a. kostnaderna från första månaden, men efter kampanjplanen så tyckte vi att det var realistiskt att efter 3 månader skulle vi gå i vinst.

 

 

 

 

Vilken är lägsta volymen?

Vi beräknade att lägsta volymen skulle vara att få in minst 36 kunder som handlar för mellan 40-60, för att försäljningen skulle gå väldigt jämt ut. Kunder som vi behövde få in per år skulle vara minst 21 000 för att verksamheten skulle gå plus minus noll. Vi tyckte att det är realistiskt att uppnå antalet kunder eftersom vårt café ligger i centrum där det rör sig mycket folk, och efter kampanjplanen så kommer det komma in fler kunder.

 

Checklista:

• Hur stora är intäkterna? - Syns i kalkylen

• Hur stora är kostnaderna? - Kalkylen

• Har vi räknat ut värdeminskningen rätt? - Japp

• Har vi räknat ut personalkostnaden rätt? - Japp

• Är vinsten tillräckligt stor?• Är det realistiskt att vi kan uppnå nödvändig försäljning? - Japp på båda

 

Del 6: Vilka resurser behövs?

Nu när vi hade gjort en förundersökning på allt, så är det dags att genomföra arbetet på allvar. Nu skulle vi kolla vilka resurser som vårt café behöver, och hur mycket det skulle kosta. Den här kapitlet kom att bli den mest komplicerade hitills eftersom det var mycket information som samlades in och behövdes sorteras. Men innan vi skrev inventarie listan, så letade vi efter en lokal som vi ville skulle vara stort och ligga i stan. Efter flera veckors letande så hittade vi äntligen den mest perfekta på hemsidan http://www.nextor.se/. Det var efter att vi hittade lokalen som vi äntligen kunde skriva inventarie listan:

 

 

Hur mycket behövs lånas?

Nu när vi hade räknat ut kostnaden av alla inventarier vi behövde så behövde vi räkna ut ifall vi behövde låna eller om vårt kapital på 220 000kr skulle räcka. Vi la även in personalkostnad (vi bestämde oss för att anställa 1 person från början) och produktkostnaden. Kostnaden för den första månaden blev 220 000 - 122 159 = 97 841kr. Så första månaden blev det över och vi behöver inte låna, men frågan var ifall vi behövde låna resten av året? Det skulle vi ta reda på i första kapitlet men än så länge behövde vi inte låna.

 

Hur ska verksamheten finansieras?

Vi ville verkligen inte ta ett lån eller något liknande, så ett annat sätt att finansiera verksamheten förutom egna speciella tjänster inom caféet, så tyckte vi att sponsring skulle vara något aktuellt för oss ifall det behövdes.

 

Checklista:

•  Hur mycket personal behövs? - Till att börja med så 1 person, det kommer bli fler sen när vinsten ökar.

•  Finns all kompetens? -  Ja, till att börja med så kommer det vara den anställde, Emil och jag, så till att börja med är tillräckligt.

•  Vilka investeringar behöver vi göra? - I maskiner, produkter, lokal, inredning, teknikprylar, kökstillbehör, städutrustning m.m.

•  Hur mycket kapital behövs för att klara investeringarna? - Än så länge så räcker vårt kapital på 220 000kr.

•  Hur stort blir lånebehovet? - Inget än så länge.

•  Vilka varor behöver vi dagligen köpa in? - Produkter så som mjölk, mjöl o.s.v.

 

-  Vilka leverantörer ska vi anlita? - Flera olika, eftersom vårt ekologiska sortiment kräver olika saker från olika leverantörer.